إدارة الوقت

"الوقت ذلك الشيء الذي يحاول الإنسان دائماً قتله ، ولكن ينتهي الأمر عادةً بأن يقتل الوقت الإنسان " هربرت بنسر

1 - لماذايضيع الناس الوقت ؟

"إذا ما أضعت دقيقة ، فإنك قد أضعت ساعة ، وإذا ما أضعت ساعة فإنك قد أضعت يوماً وإذا ما أضعت يوماً فإنك قد تضيع حياتك " بريان تراس

يذكر الدكتور إبراهيم الفقي قول بنيامين فرانكلين "إن الوقت الضائع لا يعود أبداً" ثم يتساءل الكاتب متعجباً بما أن الوقت هو الشيء الوحيد الذي يملكة الإنسان ما دام على قيد الحياة ، فلماذا إذن يستمر في إضاعتة وقتة!!!!!! أم أنة لا يعرف قيمة الوقت!!!!
ثم يقول الإجابة بسيطة جداً أن الناس لا يهتمون بالوقت وكيفية تمضيتة لكنهم لا يعرفون كيفية إستغلاله ،فليس لديهم هدف محدد يحفزهم ويملئهم حماساً


2 - العائقين النفسيين أمام إدارة الوقت : -

"إن نوعية حياتك تتحدد بدرجة حكمتك في إستغلال الوقت " إبراهيم الفقي

يتناول الدكتور الفقي العائقين الرئيسيين اللذين يمنعان الإنسان من إستغلال وقتة ويتمثلان في الأتي : -
القيم والمعتقدات : فالمرء يستقي معتقداته من مصدرين هما : أ- الوالدين ب - المؤثرات الخارجية
فالوالدان إذا ما أحسنوا إستغلال الوقت ستكون حتماً مثلهم وكذلك فإن المؤثرات الخارجية تلعب الدور الكبير في ترسيخ القيم والمعتقدات والمتمثلة في المدرسة والأصدقاء وغيرهم
التصور السلبي للذات : إن تصورك لذاتك يؤثر على شعورك نحو الوقت وإدارةالوقت فالتصور السلبي للذات يعيق أمام إدارة الوقت ويتساءل الكاتب حول الفاعلية والكفاءة فيقول هل أنت كفء أم فعّال ؟ مستعرضاً لأوجة الخلاف بين النوعين من كتاب بعنوان " إستراتيجيات الإختراق" روبرت شامز



3 - الأنماط الخمسة لمدراء الوقت :-

"ينبغي أن نمضي كل يوم كما لو كان أخر أيامنا " بيليليوس سيرس

المدير المنظم جداً " السوبر مان " يرى الكاتب بأن هذا النمط شغله الشاغل أن يكون منظماً وأن يقول الأخرون عنة ذلك ويذهب وقتة هباءاً في كون إهتمامة الأساسي أن يبدو منظماً أكثر من أن يهتم بأداء العمل
المشغول جداً : هذا النمط كثير الشكوى من ضيق الوقت فهو لا يملك وقتاً للإسترخاء
مجنون الوقت : يحذر الكاتب من العمل مع هذه النوعية فهي مجنونة لأنها تحدد وقتها بالدقيقة وتهتم بالمراجعة واللوم إذا ما سارت على ما تريد ، فهذا النمط يحدد جدوله بالدقيقة فمثلاً 6 دقائق إفطار 30 ثانية إتصال مع الزوجة وهكذا
الفوضوي : هذة النوعية عشوائية لا تهتم بالتنظيم وتتهم المنظمين بالفراغ
المنظم : يرى الدكتور إبراهيم بأنةهذا النمط هو الأهم وهو موضوعنا في هذا المفتاح حيث وهو يتميز بالنظام الشديد فهو يعرف كيفية التعامل مع كل المقاطعات وله أهداف واقعية ويعرف قيمة الوقت ولذلك فهو جداً مريح00

4 - الفوائد الست وراء إدارة الوقت : -

" إن كل ما لديك هو24 ساعة عدد ساعات اليوم لا أكثر و لا أقل إذا ما ذهبت وأنقضت فقد ذهبت إلى الأبد " إبراهيم الفقي

يمكنك الحصول على ساعتين مثمرتين على الأقل يومياً :
يرى الدكتور إبراهيم بأنك لو أستغليت إستراتيجيات إدارة الوقت الواردة في هذا الكتاب فسوف تحصل على ساعتين مثمرتين على الأقل يومياً لإنجاز المزيد من المهام
سيتحقق لك التحكم أكثر في يوم عملك من خلال تعلم كيفية التعامل مع كل أنواع المقاطعات 
يمكنك التحكم ( السيطرة) على التوتر وضغوط العمل بسهولة 
سوف تزيد من قدرتك على الإنجاز لإتمام الأعمال التي عليك
سوف توفر لديك المزيد من الطاقة00
سوف تمتلك وقتاً أكثر لتمضية مع الأسرة والأصدقاء 

5 - لصوص الوقت الخمسة عشر ( الأكثر تدميراً ) : -

" إن الوقت هو أثمن شيء يمكن للمرء أن ينفقة " يتوفراستس

وهذة اللصوص تتمثل في : -
- المقاطعات التليفونية
- مقاطعات الأخرين
- مقاطعات تتسبب فيها أنت شخصياً (كتذكر مكالمة مثلاً أثناء تأدية واجب معين)00
- الإجتماعات والمقابلات
- التأجيل / المماطلة
- البريد والعمل الورقي 
- التقارير (تتطلب الوقت)
- إختلاط الأولويات
- المجهود المضاعف
- التخطيط غير المتعقل
- عدم التنظيم
- النظام غي الملائم لحفظ الملفات
- العلاقات الإجتماعية
- عدم القدرة على قول "لا" وبالتالي فقدان الكثير من الوقت
- معدات غير ملائمة (كالمعدات القديمة للإستخدام فهي تأخذ المزيد من الوقت)

6 - العشرون طريقة الأكثر فعالية في الحفاظ على الوقت :-

"الآن هذة الدقيقة هي كل ما لديك00 أحرص على الدقائق التي تملكها وسوف تعتني بالساعات والأيام بنفسها وتمنحها القوة والسيطرة " برايان تراسي

بعد معرفة لصوص الوقت والقائمة طبعاً قد تطول حسب قول الكاتب يستطرد الدكتور الفقي في تقديم قائمة بأكثر الطرق فعالية وقوة لحفظ الوقت وهي حسب قوله حصيلة 22 سنة من الأبحاث والخبرات يقدمها لك ليزودك بكل الإستراتيجيات التي تحتاجها لتحصن بها نفسك لصوص الوقت :-
مقاطعات الأخرين : يمكن لك هنا أن تخبر محدثك بأنك كنت في طريقك الى الخروج أو معك عمل معين أو أحجب المكالمات غير الهامة مسبقاً
مقاطعات الأخرين : يمكن لك أن تتحدث معهم مثلاً واقفاً حتى لا تعطيهم الفرصة للجلوس والإطالة أو الذهاب إلى من تتوقع مقاطعتة لك مسبقاً قبل مجيئة إليك لكي تنصرف متى أردت وغيرها
مقاطعات تتسبب أنت فيها : أحرص أن تقوم بالعمل مرةواحدة و لا تؤجل لكي لا تكثر عليك المقاطعات
إجتماعات ومقابلات : وجة لنفسك الأسئلة مثلاً إذا لم أحضر ماذا سيحدث لي إذا كانت الإجابة لا سيء فألغ الموعد
التأجيل / المماطله : لا تؤجل إذا أجلت أكثر من 3 مرات فأنت مماطل وجه لنفسك الأسئلة ماذا سيحدث إذا لم أفعل هذا الشيء إذا كانت الأمر هام ففعلة وأذا كان ممكن أنيفعلة شخص أخر ففوضة وأذا كان لن يحدث سيء فأهملة
البريد والعمل الورقي :قم بتفويض الرد على البري أو أنجاز الأعمال الى أشخاص أخرين لكي لا يسرقك الوقت
التقارير : نفس الشيء مع السابق وجة لنفسك هذا السؤال ماذا سيحدث إذا لم أكتبة إذا كانت الإجابة لا شيء فلا تكتبة وإذا كان هناك شخص أخر يمكن أن يقوم بة ففوضة وهكذا
إختلاط الأولويات : ضع قائمة يومية بكل شيء تريد أن تقوم به وفقاً للأولوية ثم نفذها وفقاً لأولوياتها
الجهود المتضاعفة : تعود أن تقوم بالشيءمرةواحدة لا تضاعف الأعمال الى المستقبل فأنت لا تدري إذا كنت ستجد الوقت أم لا
التخطيط غير المتعقل : كن واقعياً في خططك وخطط ما تستطيع فعلاً إنجازة لا تبالغ
كن منظماً : أبدأ يومك في محيط نظيف و مرتب وأحرص أن تنهي بنفس الشكل00
ضع نظاماً لحفظ الملفات : تخلص مما ليس فية فائدة وأحتفظ بالأوراق اللازمة وبشكل منظم
الإجتماعات : أحضر ما يستلزم منك الحضور ولا تضيع وقتك 
تعلم أن تقول لا " : لا تجعلها تشعرك بالذنب أفضل منة أن تضيع وقتك لا تتردد مادام ليس فيها مضرة
إستثمر الأجهزة الملائمة : بدل البطيء بالأسرع القديم بالأحدث فمثلاً جهاز الكمبيوتر بالأحدث لأنة أسرع ويوفر لك الوقت الكافي
وقت الغذاء : تناول غذائك في أوقات ليس فيها إزدحام لكي لا يذهب وقتك في الإنتظار
أغلق التليفزيون : شاهد البرنامج المفضل لديك ولا تسترسل في البرامج الروتينية المملة التي يمكنك أن تقعد في ذلك الوقت مع زوجتك أو أبنائك
وقت النوم : إن الذهاب للنوم مبكراً والإستيقاظ مبكراً هو النصيحة الغالية التي يقدمها الأطباء
وقت السفر : إستغل أوقات السفر بالقراءة 00بأعداد التقارير 00بالبجث عن الحلول عن المشاكل
أحصل على شهر إضافي في كل عام : يقول الدكتور الفقي بأنك إذا إستيقظت ساعة مبكراً كل يوم في أسبوع العمل فإنك ستحصل على 5 ساعات إضافية في الأسبوع إذا ضربتها في 50 أسبوع سيكون الناتج 250ساعة إقسمها على 8 ( يوم الغعمل العادي) تكون النتيجة 31 يوم أي شهر أضافي


7 - كيف يمكنك تنمية العادات الفعالة في إدارة الوقت : -

" يقول بعض الناس ليس لدي وقت للتخطيط أو التنظيم ،لا عجب إذا لم يكن لديهم وقت" إبراهيم الفقي

إبدأ اليوم وكن مدبراً فعّالاً للوقت
أعط نفسك وعداً بذلك
كن مؤمناً بذلك 
أغمض عينيك ،إسترخ وتصور أنك مديراً فعّالاً للوقت
قم بأعداد قائمة تتضمن كل ما تريد إنجازه في اليوم وفقاً للأولويات والأفضل أن تعدها في المساء وأنت في قمة النشاط والطاقة
أحرص على النوم مبكراً عن كل يوم 
إذهب إلى العمل قبل الأخرين
أهتم على أن تكون على أهبة الإستعداد وعند إنجاز شيء ما جهز كل شيء تحتاجة قبل إنجازة
قم بالأنتهاء من الأغعمال الورقيةمثلاً مرة واحدة لتضعها بعيداًعلى الفور
قسم المشروع أو العمل الضخم إلى مراحل وأنجزها جزءاً جزءا
قوة العشرة : إذا واجهتك مهمة صعبة وشعرت بعدم الرغبة في القيام بذلك ، فقم بتمشية ضغيرة وعند العودة أعمل لمدة 10 دقائق في أي شيء يخص تلك المهمة ، وعندما تبدأ المهمة سوف تشعر بالرغبة في الأنتهاء منه بعدها ركز أنتباهك على النتائج وعلى شعورك عندما تنتهي من المهمة فعلاً
قوة برمجة النفس : أحرص يومياً على التأكيد على عقلك الباطن بأنك مديراً فعّالاً للوقت،فذلك سوف يساعدك في تحقيق أعمالك وهناك أمثلة إنني مدير رائع للوقت- أنني أحافظ على النظام بشكل رائع وهكذا
قوة ال ( 21 ) : قم بممارسة هذة العادات لمدة 21 يوماً بعدها سوف تعتاد عليها للأبد يمكنك حسب قول الكاتب أن تبدأ العملية من الآن لكي تصبح مديراً فعّالاً للوقت عن طريق أتباع الأتي :
أ - المحاكاة 00يمكن أن تحاكي شخصاً تراه مديراً فعّالاً للوقت بشكل رائع وممتاز
ب - أرتد قبعة إدارة الوقت : تخيل أنك مديراً ومدرباًلفريقك في أدارة الوقت هنا سوف تستطيع أن تتعلم بسرعة0
ج - نفذ إستراتيجية ( ماذا لو ) عندما تتصرف كما لو كنت خبيراً في إدارة الوقت سوف تؤكد هذة القوة بداخل عقلك الباطن وعندها ستكون بالفعل كما تريد

ويختتم الدكتور الفقي إبراهيم هذا الفصل ( المفتاح ) الهام بقوله لقد وضعت هذا الفصل لمساعدتك لتعلم كل ما تحتاج وأن تتعرف على إدارة الوقت وكيفية تنفيذها في الحياة اليومية ، عندما تبدأ في ممارسة مهاراتك فإن تصورك لذاتك وتقديرك لنفسك سوف يرتفعان بشكل مذهل ، كذلك سوف تتغير قيمك نحو الأفضل كما سوف بأن الوقت هو الشيء الوحيد الذي نملكة ما دمنا أحياء فإذا لم نستغلة فسوف نفقدة
إحرص على زيادة إنتاجيتك وتحسين مستوى حياتك وتذكر تلك المقولة " المعرفة لا تكفي يجب علينا أن نطبقها ، الرغبة لا تكفي يجب علينا أن نفعل "


إتخذ القرار لأن تكون مديراً فعّالا لوقتكً